Reglement uitlening feestmateriaal

UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN 26 APRIL 2007

Goedkeuren reglement op de uitlening van feestmateriaal.

De Raad,

Gelet op de artikelen 41 en 162 van de Grondwet;

Gelet op de artikelen 42, 43, 186, 187 en 248 tot en met 261 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005;

Gelet op de artikelen 1, 2 en 3 van de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen;

Gelet op de artikelen 2, 3 en 4 van de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten;

Gelet op het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur;

Gelet op de beslissing van de Gemeenteraad van 26 maart 2002 inhoudende goedkeuren van het reglement op de uitlening van feestmateriaal;

Overwegende dat ons bestuur op geregelde tijdstippen feestmateriaal zoals nadarafsluiting, vlaggenmasten, vlaggen, tentoonstellingspanelen, verkeerssignalisatieborden, podiumdelen, de geluidsinstallatie in de gemeentelijke feestzaal Brugzavel, de lichtbruggen in de gemeentelijke feestzaal Brugzavel, het  lichtorgel in de gemeentelijke feestzaal Brugzavel en publiciteitspanelen ter beschikking stelt van verenigingen en particulieren;

Overwegende dat het gebruik van dit feestmateriaal best geregeld wordt in een gemeentelijk reglement op de uitlening van feestmateriaal;

Overwegende dat het aangewezen is om bij het ter beschikking stellen van bepaald feestmateriaal een waarborg te vragen die na het gebruik en op basis van een verklaring van de verantwoordelijke ambtenaar aan de gebruiker kan teruggestort worden, onder afhouding van de kosten voor eventuele schade en alle andere te verrekenen kosten;

Overwegende dat beste vaste tarieven kunnen gehanteerd worden en geen jaarlijkse aanpassingen aan de index voorzien worden;

Overwegende dat in sommige gevallen het billijk voorkomt om vrijstelling te verlenen op sociale of menslievende gronden en dat voor het toekennen van die vrijstellingen een machtiging aan het College van Burgemeester en Schepenen kan verleend worden;

Overwegende dat de ontvangsten en uitgaven van de gemeente in evenwicht moeten worden gehouden en dat hiervoor de vestiging van deze retributie noodzakelijk is;

Gelet op het openbaar onderzoek waaruit blijkt dat tegen dit ontwerp geen bezwaren werden ingediend;

Overwegende dat de beslissing van de Gemeenteraad van 26 maart 2002 inhoudende goedkeuren van het reglement op de uitlening van feestmateriaal, met ingang van 1 mei 2007 dient opgeheven te worden en vervangen dient te worden door de hiernavolgende bepalingen.

BESLUIT:

Artikel 1:

De beslissing van de Gemeenteraad van 26 maart 2002 inhoudende goedkeuren van het reglement op de uitlening van feestmateriaal, wordt met ingang van 1 mei 2007 opgeheven en wordt vervangen door de hiernavolgende bepalingen.

Artikel 2:

Met ingang van 1 mei 2007 zal ten voordele van de gemeente Kluisbergen een retributie geheven worden voor het gebruik van bepaald gemeentelijk feestmateriaal, alsmede een waarborgsom gevraagd worden, volgens de hiernavolgende tarieven:

Artikel 3:

Ieder privaat persoon en iedere organisatie kan tot het gemeentebestuur een aanvraag richten voor gebruik van feestmateriaal welke eigendom is van het gemeentebestuur. De aanvraag geschiedt schriftelijk op een daartoe bestemd aanvraagformulier, in bijlage aan dit besluit gehecht, en wordt gericht aan de afdeling gemeentewerken, Berchemweg 55A te 9690 Kluisbergen.  De aanvragen gedaan door een organisatie of een rechtspersoon, dienen ondertekend te worden  door een meerderjarig persoon die namens de organisatie of rechtspersoon handelt.

Artikel 4:

De afdeling gemeentewerken schrijft de aanvragen in naar volgorde van ontvangst en maakt voorstellen tot toelating over aan het College van Burgemeester en Schepenen, volgens de beschikbaarheid van het feestmateriaal.

Artikel 5:

Het College van Burgemeester en Schepenen beslist uiteindelijk over het al dan niet toestaan van het gebruik van het aangevraagde feestmateriaal.

Artikel 6:

Het ophalen en terugbrengen van het feestmateriaal dient te geschieden door de aanvragers zelf, behoudens andersluidende afspraken met de afdeling gemeentewerken.   De dagen en tijdstippen voor het ophalen en terugbrengen van feestmateriaal worden vastgesteld door de afdeling gemeentewerken.

Artikel 7:

De aanvrager is verantwoordelijk voor het in gebruik gegeven feestmateriaal vanaf het ogenblik van vertrek uit de gemeentelijke berging tot het terugbrengen ervan op dezelfde plaats.   In geval van beschadiging van het feestmateriaal wordt de werkelijk vastgestelde schade verhaald op de aanvrager, desgevallend door inhouding van het schadebedrag op de borgsom.

Artikel 8:

De ontlening wordt in principe beperkt tot maximum 7 dagen of de duur van de manifestatie indien deze korter is dan 7 dagen.   Ontleningen met een langere termijn kunnen toegestaan worden, indien voldoende gemotiveerd.

Artikel 9:

Indien het ontleende feestmateriaal te laat wordt teruggebracht, zal per extra werkdag 10% van de waarborgsom worden ingehouden.

Artikel 10:

De ontlener verbindt er zich toe het ontleende feestmateriaal in geen geval te laten gebruiken door een andere vereniging.   In voorkomend geval kan de ontlener hiervoor van verdere ontlening van feestmateriaal worden uitgesloten.

Artikel 11:

De ontlener heeft de verplichting de afdeling gemeentewerken op de hoogte te stellen van eventuele tekortkomingen bij het gebruik van het ontleende materiaal, zelfs indien de ontlener hiervoor niet verantwoordelijk zou zijn.

Artikel 12:

Het gemeentebestuur van Kluisbergen en het gemeentepersoneel kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van de ontleende materialen.

Artikel 13:

Door het ontlenen van materiaal verklaart de ontlener de bepalingen van dit reglement te aanvaarden en de stipte naleving ervan te waarborgen.

Artikel 14:

Het College van Burgemeester en Schepenen wordt gemachtigd om in bepaalde gevallen, mits een gemotiveerde beslissing, gebaseerd op sociale of menslievende gronden, of op basis van wederkerigheid wat andere besturen betreft,  toe te staan dat er gratis gebruik gemaakt wordt van het gemeentelijk feestmateriaal.  Jaarlijks zullen de beslissingen van het College van Burgemeester en Schepenen inzake het toestaan van gratis gebruik van het gemeentelijk feestmateriaal ter bekrachtiging voorgelegd worden aan de Gemeenteraad.

Artikel 15:

De invordering van de in dit reglement vastgestelde retributie zal desnoods vervolgd worden volgens de regels van de burgerlijke rechtspleging.

Artikel 16:

Het College van Burgemeester en Schepenen behoudt zich te allen tijde het recht voor aanvragen tot gebruik van gemeentelijke feestmateriaal te weigeren.

Artikel 17:

Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten, bij aangetekend schrijven, gericht worden aan het College van Burgemeester en Schepenen binnen de 8 dagen nadat het betwiste feit zich voorgedaan heeft.   Alle betwiste en dit reglement niet voorziene gevallen worden onherroepelijk en zonder beroep door het College van Burgemeester en Schepenen beslecht.

Artikel 18:

Deze beslissing zal overeenkomstig de artikelen 186 en 187 van het Gemeentedecreet afgekondigd en bekend gemaakt worden.

Artikel 19:

Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de Financieel beheerder, de afdeling gemeentewerken, de dienst toerisme, onthaal, informatie en cultuur, de afdeling secretarie en de afdeling financiën.  De afdeling secretarie wordt met de uitvoering ervan belast.

Artikel 20:

Afschrift van deze beslissing zal overeenkomstig artikel 253 van het Gemeentedecreet ter kennis worden overgemaakt aan de heer Gouverneur der provincie Oost-Vlaanderen.

Artikel 21:

In toepassing van artikel 252 van het Gemeentedecreet dit besluit ter kennis te brengen van het publiek en een beknopte omschrijving te versturen aan de heer Gouverneur der provincie Oost-Vlaanderen.

BIJLAGE:

Aanvraagformulier